[Johnny Viking]

Hej, jo... Har ett system som fungerar väl för Faktura, Kort och Kontant. Men... Hur ska man korrekt presentera Presentkort i bokföringen? Jag har fastnat och vet inte riktigt hur jag ska klassa det och hantera det.

Så, låt säga att någon köper en produkt i systemet som är ett presentkort. Kunden vill sen utnyttja presentkortet för köp.

Hur systemmässigt ska detta byggas upp korrekt? Låt säga att en vara kostar 1000 kr, och att presentkortet bara gäller för 500 kr av detta. Resten ska betalas med annan metod (vad som helst).

Jag har fastnat, vet inte riktigt hur jag behöver göra systemet för att hantera detta.

Använder man presentkort snarare som en rabatt / reducering av kostnaden i ett "discount" fält av något slag som tillhör en order? Så räknar man istället bara av på totala värdet som presentkortet har kvar?

Någon där ute som har erfarenhet i detta och kan assistera med lite tips?

[Droog]

Presentkort är sjukt bökigt.
- Presentkort är giltiga i 10 år, om man inte anger något annat på presentkortet.
- Person A köper ett presentkort från företag B: Företag B har nu en skuld till person A (A har köpt något av B men inte fått något för det, än).
- Person A väntar i tio år med att använda det (det går ut). Nu, tio år senare, kan företag B tillgodoräkna sig presentkortets värde som ren vinst.
- Person A använder 30% av presentkortet. 70% kvarstår som skuld från företag B till person A. Jag skulle vilja se den som i domstol kan vinna en annan argumentation såsom att de 70 procenten tillfaller B om man inte använder hela beloppet.
- Köper man en vara för 1000 kronor och betalar detta med ett presentkort på 500 kronor ska man kunna betala resterande del med andra betalsätt.
- Ditt e-handelssystem ska alltså klara av att man betalar fem ordrar med ett och samma presentkort, och tvärtom att man ska kunna betala en order med fem olika presentkort. Som en extra bonus ska man, som beskrivet ovan, kunna kombinera presentkortsbetalningar med andra betalsätt.

Nu börjar det roliga:
- Inga betalleverantörer (Dibs, Klarna osv) har stöd för detta scenario. Du kan (förenklat) bara skicka in hela beloppet samt en rabatt till samtliga svenska PSPer. I praktiken får du ett momsfel då man ska betala moms på hela beloppet och inte på 500 kr (1000-500). Inte ett problem för privatpersoner, men väl för företag.
- Endast en e-handelsleverantör (vad jag vet) har stöd för att hantera alla dessa scenarion nämnda ovan. Det är SiteDirect (där jag tidigare var anställd). Resterande e-handelsleverantörer hade när jag slutade på SiteDirect inte stöd för detta. Spelar inte så stor roll egentligen då PSPer inte stödjer det heller.

[Johnny Viking]

Tack för den utförliga förklaringen! Jag anade att det skulle vara så pass komplicerat med diverse regler etc.

Det här som det gäller är väl inte egentligen ett ehandelssystem, men ett bokningssystem där man som kund kan köpa presentkort åt annan. Idag så har jag gjort så att en viss artikel / produkt kan agera som underlag för presentkort. Så man bockar i "Är presentkort", och sen har jag en separat log som räknar ner värdet över tid på köpt produkt / presentkort. Detta i sig fungerar.

Angående att använda presentkortets värde som rabatt, för att förenkla saker. Varför blir det egentligen fel på momsen?

Jag menar, du har ju en produkt värd säg 1000 kr, sen kan man ju av alla möjliga olika anledningar säga att kunden bara behöver betala t.ex 500 kr av dessa 1000 kr, och att ena 500 kr faller bort och momsen halvas ju oxå. När blir det fel?

[digiArt]

Ursprungligen postat av Johnny Viking

Tack för den utförliga förklaringen! Jag anade att det skulle vara så pass komplicerat med diverse regler etc.

Det här som det gäller är väl inte egentligen ett ehandelssystem, men ett bokningssystem där man som kund kan köpa presentkort åt annan. Idag så har jag gjort så att en viss artikel / produkt kan agera som underlag för presentkort. Så man bockar i "Är presentkort", och sen har jag en separat log som räknar ner värdet över tid på köpt produkt / presentkort. Detta i sig fungerar.

Angående att använda presentkortets värde som rabatt, för att förenkla saker. Varför blir det egentligen fel på momsen?

Jag menar, du har ju en produkt värd säg 1000 kr, sen kan man ju av alla möjliga olika anledningar säga att kunden bara behöver betala t.ex 500 kr av dessa 1000 kr, och att ena 500 kr faller bort och momsen halvas ju oxå. När blir det fel?

Ett presentkort är ingen rabatt, det är ett betalmedel som är ett bevis på en fordran mot en handlare.

Försäljning av presentkort innefattar inte moms, det är överföring av likvid från ett betalmedel till ett annat.

När varan säljs betalar du med ett eller flera betalalternativ (nu tar vi fysisk värld för att förenkla beskrivningen).

Du köper något för 1000 SEK.

Du betalar 500 med presentkort
Du betalar 200 med kontanter
Du betalar 300 med kort

Momsen är fortfarande 200 SEK (om det är en 25%-vara). Betalmedel är bara avräkning av en skuld mot handlaren.

Vid försäljning av presentkortet bokar du mot 19xx (kassa) och sedan mot exempelvis 2421 (ej inlösta presentkort). Ingen moms.

När varan säljs bokar du beloppen mot respektive betalsätt, lagerminskning och kost på sedvanligt vis och sist momsen mot momskontot.

[Johnny Viking]

Bra jag frågade

Hur exakt det bokförs lagras inte i bokningssystemet, dock är integration mot andra system som har momskonton möjligt (t.ex Fortnox just nu) där man då per produkt kan ange vilket momskonto det ska bokföras på samt eventuell moms.

Men ack, det här blir ju lite problem helt klart.

Så till en order, har jag kopplade orderrader.

Ska då presentkortsbetalningen husera en egen orderrad? Antar det blir smidigast? Som "presentkort" -500 kr ... ?

I Fortnox egna GUI så finns inte Presentkort någonstans. Utan där är typiska betalsätten Faktura eller Kontantfaktura, och kontantfaktura har betalsätt Kontant, Kort eller AutoGiro.

Fasen, känner att jag skulle vilja se hur något annat system löser det både i GUI och databasen...

Eller, så inte tillåta presentkort alls. Fast det är ju att ge upp.

[nim]

Hur du bokför presentkort är nog enklast att ringa en/din revisor om.


Jag haft långa diskussioner med revisorer då jag arbetade med att utveckla ett kassa-system i samband med Kassalagen kom 2009.


Så hur det fungerar där är att Presentkort är ett giltligt betalningsmedel och ska därmed bokföras som ett sådant.

Så:

Kund köper presentkort - Då uppkommer en skuld ifrån dig mot kunden
Kund nyttjar hela eller del av presentkort - Skulden eller del av skulden flyttas till rätt konto

Dock är problemet med moms. Då moms inte uppkommer vid köp av presentkort utan först när presentkortet nyttjas.

Presentkortets värde ska förbruka momsen på varan. Vilket innebär att du inte får dra presentkortets värde innan moms. Det fungerar alltså inte som en rabattkod.

[Johnny Viking]

Så det viktiga jag måste göra är då att klargöra att klienten måste lägga på ett momskonto i 19xx serien för att bli hanterad som en insättning från kund.

Sedan att binda till person X blir ju fel oxå, då många köper ett presentkort, men presentkortet ska nyttjas av person Y. Vem som nyttjar värdet blir ju i slutändan orelevant?

Jag är mest intresserad i så fall av hur exakt orderradens data ska se ut och innehålla. Samt hur en orderrapport bör presentera köpet.

Som det är byggt så har jag kolumner för summor betalda med:
faktura, kontant, kort

Har dock lagt nu att man inte kan göra en för avancerad betalning utan allt är på sin kolumn. Allt som faktura, eller allt som kontant, eller som kort.

Men inser väl då att jag behöver lägga till en kolumn för presentkort, där det utnyttjade presentkortets värde läggs i den kolumnen, och som då reducerar den andra kolumnen som har ett värde med lika mycket.

Skulle det bli korrekt?

Såg att Textalk berättat rätt utförligt på deras sida hur presentkort hanteras

http://www.e-handel.info/kom-igang-presentkort

[nim]

Vem kunden är spelar ingen roll, men en skuld uppkommer mot kunden.


Jag skulle nog ha en egen tabell för att hantera inbetalningar.
Detta för att kunna nyttja avbetalning / delbetalning på ett bättre sätt. Samt att det kan stämplas på varje rad vilket bokföringskonto som används för denna inbetalningen.
Detta då du kan byta i framtiden, vilket då gör att du tappar historik.
Samt underlättar vid eventuell integration i framtiden vid tex. SIE 4.

[Johnny Viking]

Jag har en tabell just nu där transaktioner läggs för t.ex kortbetalningar. Jag har valt att även logga användandet av presentkort där, för att få någon typ av historik kopplad till ordern. En order i sig kan ju ha många olika artiklar.

Ovanpå det, så har jag en yta just nu för Bokföringsunderlag där man själv för ansvara för att skriva in hur och vad som kommit in i pengar, samt i vilken form: faktura, kort, kontant samt nu presentkort.

Exempel:
Fakturadatum Tid Fakturanr Fortnox Order-ID Kund Rubrik Kontant Kort / Bank Faktura Presentkort Ex. moms Inkl. moms
2014-12-01 11:02 9898680 348 6760 A... Å... 2014-12-01 13:15 (45 min) - Nybesök Naprapat - förebyggande/hälsovård - Vallentuna 450,00 0,00 0,00 0,00 425,00 450,00

[Yoghurt]

Nu handlar inte tråden om hur designen av ett e-handelssystem ska se ut, men jag skulle rekommendera att lägga över själva betaltransaktionerna för en order/faktura i en helt egen modell/tabell för att slippa det extraarbete som uppstår när nya betalningsmetoder ska läggas in i systemet. Att lägga till en ny kolumn för varje betalningsmetod blir rörigt i längden, och det blir även svårt att lagra information om t.e.x en korttransaktion. Ett tips bara.

Förutom i vissa undantag (när presentkortet t.ex. bara gäller böcker), skiljer sig inte ett presentkort från kontanter, kort eller faktura vad gäller moms. Momsen beräknas aldrig på summan av kundinbetalningar, utan på den momspliktiga försäljningen. Hur hanterar du ett presentkort i systemet nu? Jag skulle själv hantera ett presentkort som vilken annan produkt som helst, och därför lagra presentkortet som en vanlig orderrad.

Dock, för att du ska kunna rapportera försäljningen på rätt sätt behöver du kunna ange en varugrupp för varje produkt. I det mest enkla fallet klarar du dig med två olika varugrupper, men många företag behöver flera olika. Varje varugrupp ska kunna ställas in för 0%, 6%, 12% eller 25% moms samt gärna vilket konto försäljningen ska bokföras mot. Exempel på varugrupper i ett litet företag är,

- Varor, 25% moms, konto 3001
- Tjänster, 25% moms, konto 3001
- Böcker, 6% moms, konto 3003
- Presentkort, momsfritt, konto 2421

När kunden sedan använder ett presentkort ska du hantera det som ett betalningsmedel, och inte som en rabattkod eller liknande för då kommer momsen att vara felaktig.

I försäljningsjournalen för månaden/veckan/dagen skriver du dels ut försäljningen (exkl moms) uppdelat på de olika varugrupperna, men även på vilket sätt kunderna har betalat (Kort, faktura, presentkort), och sedan momsen som du får räkna ut med hjälp av vilken varugrupp de olika produkter tillhör.

Så det viktiga jag måste göra är då att klargöra att klienten måste lägga på ett momskonto i 19xx serien för att bli hanterad som en insättning från kund.

Nej, kunden ska inte behöva lägga in något momskonto. Momsen hanteras även på konto 26xx. 19xx är t.ex kassa och bank.

Jag har en tabell just nu där transaktioner läggs för t.ex kortbetalningar. Jag har valt att även logga användandet av presentkort där, för att få någon typ av historik kopplad till ordern. En order i sig kan ju ha många olika artiklar.

Ovanpå det, så har jag en yta just nu för Bokföringsunderlag där man själv för ansvara för att skriva in hur och vad som kommit in i pengar, samt i vilken form: faktura, kort, kontant samt nu presentkort.

Exempel:
Fakturadatum Tid Fakturanr Fortnox Order-ID Kund Rubrik Kontant Kort / Bank Faktura Presentkort Ex. moms Inkl. moms
2014-12-01 11:02 9898680 348 6760 A... Å... 2014-12-01 13:15 (45 min) - Nybesök Naprapat - förebyggande/hälsovård - Vallentuna 450,00 0,00 0,00 0,00 425,00 450,00

Som jag skrev ovan, hantera alla in och utbetalningar som transaktioner i en egen tabell och skippa kolumnerna Kontant, kort/bank, faktura, presentkort.

Jag skulle även rekommendera att inte arbeta med summor inklusive moms i databasen, utan försök lagra summor exklusive moms och räkna sedan ut momsen och slutsumma via systemet.