[Gustav]

Alla beställningar måste bokföras (inga konstigheter där). Skatteverket ställer krav på att redovisningen innehåller en obruten nummerföljd av ordernummer (t ex 1001, 1002, 1003, osv). Man måste inte börja på 1, men inget nummer får saknas i nummerföljden.

Kunder är krångliga. Det händer relativt ofta att kunder gör två beställningar efter varandra (de glömde väl att de skulle ha en pryl till). När jag ser att samma person har gjort två beställningar efter varandra så brukar jag slå ihop dessa till en beställning, så att kunden bara behöver betala fraktavgiften en gång. Problemet är att jag då tvingas radera en beställning, vilket innebär att jag får en bruten nummerföljd.

Hur gör ni andra när ni slår ihop beställningar? Låter ni båda stå kvar, men nollar summan i en av dem? Gör ni i så fall en kreditering med tillhörande verifikation? Det hela är ju inte olösligt, men omåttligt besvärligt. Någon som vet hur man gör det här bäst?

Någonting säger mig att de flesta gör fel här, utan att veta om det (och bara bryter nummerföljden). Men det kanske finns någon som gör rätt och som kan ge lite goda råd?

[scientific]

Jag ställer mig tveksam till att varje beställning måste bokföras, delvis beroende på hur man definerar beställning.

Av vad jag förstått ställs det krav på att verifikationsserier/fakturanumrering inte innehåller hål. Men i dagsläget är det orimligt att varje "beställning" skall bokföras, då långt ifrån alla beställningar slutföres (och således faktureras/tilldelas kontantnota). Det är t ex inte praktiskt att man skall bokföra när kund X kontaktar ett företag via e-post och säger att de vill beställa produkt Y men sedan aldrig återkommer med betalning (vid förskottsbetalningar).

Mitt alternativ är att ha en ordernummerserie samt en fakturanummerserie. Varje beställning tilldelas ett ordernummer, men enbart de som slutförs får ett fakturanr som används i verifikationsserien. Ordernummerserien får givetvis hål, men inte fakturaserien som används i bokföringen. Ur mitt perspektiv är ordernumreringen enbart intern för vår administration och säger ingenting om vår verkliga försäljning.

Är detta fel måste jag verkligen tänka om och försöka hitta en smidig lösning för ett i sådanafall väldigt osmidigt problem.

[Netikett]

Går det inte att tilldela kundens order flera nummer?
Som orderid: 1021/1022

[FredrikMH]

Spara specifikationen i nummerföljden och skriv på den att den inte används.

[Gustav]

Jag håller med dig scientific. Men att lagen och skatteverket ställer orimliga krav på småföretagare är tyvärr mer regel än undantag.

Min bokföringskonsult säger i alla fall att varje beställning måste bokföras. En gång när den inkommer och en gång när jag får betalt. Dock har man enligt skatteverket rätt att klumpa ihop transaktioner och bokföra dagens försäljning som en post. Men det måste fortfarande framgå ur verifikationen vilka ordrar som ingår i posten (ordernummer i obruten följd).

Så jag tror att skatteverket skulle ha starka invändningar mot sättet som du bokför dina köp på. Som jag förstår det så bokför du endast köpet när du fått betalt (dvs när det är avslutat) och inte när beställningen inkommer i form av en order? Med tanke på hur många outlösta postförskott som kommer i retur och hur många kunder som ångrar sina köp så underlättar det enormt om man gör på det viset.

Frågan är hur illa det är att göra på det viset. Att skatteverket inte gillar det vet jag. Men frågan är vad som händer vid en eventuell revision. Det är stor skillnad på en tillsägning, böter och att skaka galler i ett halvår.

FredrikMH – Det är så jag har valt att göra nu. Men jag vill slå ihop dagens försäljning och bokföra den som en post och därför skriver jag inte ut en enskild verifikation för varje beställning. Frågan är om jag inte måste bokföra ”köpet” även om jag har makulerat ordern. Frågan är om skatteverket accepterar att det finns ordrar som aldrig bokförts och där det bara står ”makulerad” i verifikationens orderserie.

Killen - Jag har tänkt på det också. Men det finns tekniska begränsningar i shoppen som inte tillåter det.

[scientific]

Är du helt säker på att din bokföringskonsult inte blandar ihop koncepten och pratar om faktureringsmetoden där _fakturor_ bokförs både när de skickas ut samt betalas?

Jag skulle kanske inte bli helt förvånad, men tycker ändå att det är helt orimligt att jag som företagare inte får avgöra när en beställning blir en beställning "på riktigt" och således skall bokföras. Ett ordernummer är ju en intern referens först och främst och behöver enligt gällande lag (vad jag kan se) inte överhuvudtaget tas med på faktura/bokföring och således kan inte Skatteverket heller kontrollera vilka ordernummer som har fullbordats.

Jag tror det viktigaste är att skilja på ordernummer (vilket i den elektroniska världen mer eller mindre är "fiktiva" nummer) samt fakturanummer.

[Xamda]

Scientific har rätt, så kan man göra, och får göra, man kan på en faktura ha ordernummer och de är inte intressanta i sig om det i fakturan framgår vad det är man tagit betalt för och att alla fakturor finns i nummerserien. Skulle det av någon anledning saknas en faktura i serien bör man göra en notering om varför den saknas (i vårt system kan det under vissa omständigheter hända att en faktura makuleras under processen och då blir alla order kvar och fakturan kan inte skrivas ut på grund av en, hum, inte helt perfekt programmering, men jag har pratat med Skatteverket som säger att det inte är något problem - den fakturan sänds ju aldrig ut... )

[Gustav]

Jag är inte säker på någonting, även om både skatteverket och min bokföringskonsult verkar vara det. Jag skiljer på ordernummer och fakturanummer. Men eftersom jag inte säljer enbart mot faktura så måste jag använda mig av en annan nummerföljd (i mitt fall mina ordernummer). Jag vet inte om vi pratar om samma saker nu, men jag hoppas att ni har rätt på alla punkter (det skulle så klart underlätta för mig).

Vi tar ett vanligt scenario:

1. Kunden gör en beställning på hemsidan
2. Ni fakturerar kunden
3. Kunden ångrar köpet med stöd av distansavtalslagen
4. Ni makulerar fakturan och köpet

Vad bokför ni här? Bokför ni inte köpet som en kundfodran redan i steg 1 och 2? Hade ni gjort annorlunda om beställningen varit mot kreditkort eller postförskott?

Menar ni att det skulle vara någon skillnad rent bokföringsmässigt beroende på hur jag väljer att ta betalt – kort, postförskott eller kortbetalning? Jag kan se ert resonemang om varför man inte behöver bokföra någonting innan kunden blivit fakturerad (därmed skulle jag kunna slå ihop ordrar utan problem bara fakturorna sedan har en obruten nummerföljd). Men hur gör ni med kreditkortsbetalningar och postförskott (om ni nu har sådana)? Bokför ni dem endast en gång när ni får betalt och inte när ordern inkommer eller ni har expedierat den?

[scientific]

Eftersom jag inte har påbörjat min försäljning ännu har jag inte bokfört någonting. Jag tillhör även skaran som planerar att manuellt bearbeta alla beställningar och där finns det väl eventuellt vissa skillnader i hur man då bör göra. Notera även att jag inte "fakturerar" kunder i ordets ursprungliga bemärkelse utan enbart använder mig av förskottsbetalningar. Jag vet inte heller om vi är på samma sida men jag hoppas du förstår vad jag menar (även om jag knappt själv gör det).

Men hursomhelst!
För mig som använder kontantmetoden skulle ditt scenario utspela sig:
1. Jag mottager beställningen, tilldelar den ett ordernummer och instruerar sedan kund de betalningsalternativ som finns möjliga.
2. Om kund fullföljer beställningen genom att betala genererar jag en faktura med fakturanummer enligt serie och beställningen levereras.

Alternativ ->
1. Jag mottager beställningen, tilldelar den ett ordernummer och instruerar sedan kund de betalningsalternativ som finns möjliga.
2. Kund väljer att avbeställa och ingen betaling görs. Ingen faktura genereras och inget fakturanummer tilldelas och således skapas inga "hål" i bokföringen (förutom i ordernummerserien som för Skatteverket är ovesentlig).

Huruvida man använder sig av förskottsbetalning eller kreditkortsbetalning ser jag inte som någon skillnad, betalning sker ju i båda metoderna innan varor har levererats. Det viktiga är väl i fallet huruvida kunden betalar för beställningen eller inte. Gör han/hon det måste det genereras en faktura, även om kunden ångrar köpet vid senare tillfälle. Men som jag förstod det pratade vi om situationer där beställningar ändras/ångras innan köpet har fullbordats.

Gällande postförskott om då kund väljer att inte hämta ut försändelsen och den returneras vet jag inte riktigt hur man skall göra. Förmodligen är det lämpligast att generera en faktura i serien och skicka med försändelsen och när den återvänder helt enkelt "makulera" den med markering i bokföringen.

[jonny]

Om kunden inte ska betala en faktura så är det vanliga att fakturan krediteras. Du skapar då en ny faktura i samma nummerserie som är en kreditfaktura.

Om kunden beställer och du vill få betalt skickar du ut en faktura, avi eller liknande med information om hur betalning ska ske. Det underlaget måste du spara oavsett om du får betalt.

Du får väl helt enkelt skriva ut dina beställningar och numrera de du godkänner manuellt.